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公司檔案管理制度范本

規章制度

目錄

  • 第一篇:公司檔案管理制度
  • 第二篇:公司檔案管理制度
  • 第三篇:公司檔案管理制度范文
  • 第四篇:公司檔案管理制度
  • 第五篇:公司檔案管理制度

正文

第一篇:公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、 為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、 檔案的借閱

1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

第二篇:公司檔案管理制度

檔案管理制度

一、 為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度,公司檔案管理制度。

二、 歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便,管理制度《公司檔案管理制度》。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、 檔案的借閱

1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

第三篇:公司檔案管理制度范文

一、總則

1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

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5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

第四篇:公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的

為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔,并有效傳遞使用,提高檔案管理質量與效率而制定。

2.范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

3.名詞解釋

3.1檔案是指公司在研發、生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種文件材料。

3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,一件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復印件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊為一件,來文與復文可為一件。

4職責

4.1公司行政部負責檔案管理工作,包括本制度的制定修改及解釋,并督導各部門執行。

4.2各部門(廠)應指定兼職檔案管理員,并負責本制度的具體落實執行,具有對本制度進行修改的建議權。

4.3行政部檔案管理工作:

4.3.1組織開展檔案的定期移交,進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。

4.3.2組織開展檔案的鑒定和統計工作。

4.3.3負責編制、完善檔案管理制度。

4.3.4負責公司檔案室的組織建設工作。

4.4各部門(廠)檔案管理員:

4.4.1負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

4.4.2在指定時間內按移交要求完成檔案移交工作。

4.5公司的財務部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。

5.管理內容:

5.1檔案的歸檔范圍包括:文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

5.2檔案管理人員應根據歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關資料,并確保文件的質量。

5.2.1質量要求:

5.2.1.1紙質類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整,有領導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整,字跡模糊或已退變的文件應予以復制。

5.2.1.2電子實物檔案應確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損,實物無破損及模糊不清等現象。具有永久保存價值的電子文件應制作紙質拷貝件,做好備份。

5.2.2檔案收集規則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應注意:

5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應定期進行收集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸,即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構變化、人事變動、工作調整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化,應注意收集文件在變化過程中產生的重要過程文件資料。

5.2.2.2嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料,應逐件進行檢查:

5.2.2.2.1文件應為已處理完畢的生效文件;

5.2.2.2.2文件如是原件,應查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產生的文件資料等是否齊全;如不是原件,應注明無原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規則:

5.3.1.1公司檔案設置三級類目:

5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關鍵詞進行設置。

5.3.1.1.2二級類目設置6大類,包括文書類、基本建設類、設備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

5.3.1.1.3三級類目根據檔案具體內容進行設置,如:公文類、會議紀要類、合同類、法律資質類等。

5.3.2裝訂:

5.3.2.1歸檔文書類文件應按件裝訂時,正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,復印件在后;轉發文之前,被轉發文在后;來文與復文為一件時,復文在前。來文在后。

5.3.2.2裝訂之前,須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物,對破損的文件進行裱糊;裝訂應結實整齊,不壓字,不掉頁,不倒頁,不損壞文件,不妨礙閱讀。

5.3.2.3對于不經常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

5.3.2.4不宜裝訂或經常使用的資料裝入卷袋或卷盒內保存,便于查閱。

5.3.2.5對于特殊類別的資料,如設計圖紙等,可根據自身需要,進行裝訂。

5.3.3排列:

歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內,按事由結合時間依次排序。

5.3.4編號:

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱【年度】-案卷號-件(盤、盒、頁號) 例如:xdd2a-行.公文【XXXX年】-01-001

意指:此份資料為新大東公司行政部公文類XXXX年檔案,位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

5.3.4.1聲像檔案

照片及底片一并組卷保管,每張照片編一個照片號,并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明,包括:照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽,注明檔號、題名、講話人姓名、職務、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設置日期、規格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。

5.3.4.2實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽,注明實物檔案名稱、相關責任人、保管理由,保管時間及期限。

5.3.5編目:

5.3.5.1卷內文件目錄(附表7.1):將每一案卷內的歸檔文件逐件登記編目,來文與復文為一件時,只對復文進行編目。

5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。

5.3.6裝盒:

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面及備考表(附表7.2)項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸,備考表用于說明盒內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等,放置于盒內文件之后。

5.4檔案的保管和保護:

5.4.1檔案的移交、日常調閱、銷毀等應嚴格登記,明確資料在流動過程中的保管保護責任人。

5.4.2聲像檔案應一式兩份,其中一份作為保存件,不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次,如有問題,及時采取措施,進行修補、復制等。

5.4.3檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

5.5檔案的移交:

5.5.1移交規則:

在所有檔案移交前,公司各部門(廠)的檔案管理員應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整,是否符合文件質量要求。

5.5.1.1文書檔案的移交:

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類,定期移交行政部。

5.5.1.2聲像實物檔案的移交:

聲像實物檔案形成后,所在部門(廠)檔案管理員應在一周內向行政部進行移交。

5.5.1.3對于各種重要資料,如重要合同、協議、圖紙等應在取得后盡快完成移交工作。

5.5.2移交要求:

5.5.2.1移交的資料均應為原件。

5.5.2.1.1若各部門業務工作須使用原件資料,應事先與行政部進行原件移交,在辦理借出手續。

5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時,應確保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的資料應為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

5.5.2.3資料應按類別、時間順序進行整理,整理完畢后方可移交,整盒移交的資料應包括卷內文件目錄。

5.5.2.4移交時移交人應仔細填寫《檔案交接登記表》(附表7.3),確保填寫內容的完整、準確、清晰。

5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實,確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》,以備查考。

5.5.2.6移交資料前,各級單位應將重要資料進行備份存檔,以方便部門內部的資料借閱使用。

5.5.3移交時限:

一般應于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作,對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

5.6檔案的借閱:

5.6.1公司人員借閱本部門檔案,填寫《檔案借(查)閱單》(附表7.4),經部門(廠)負責人、行政部經理簽字后方可借閱;

5.6.2公司人員借閱本部門檔案,填寫《檔案借(查)閱單》,經部門(廠)負責人、相應部門負責人、行政部經理簽字后方可借閱;

5.6.3外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信(要有印章、領導簽名及聯系方式),經公司授權領導審批后方可借閱。

5.6.4檔案只能在公司范圍內查閱,不得帶出公司,不得將所借檔案轉借他人。

5.6.5檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責,不得自行復制,修改。其主管領導負有監督責任,保證檔案文件在借閱期間的完整無缺,不得發生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現象。

5.6.6借閱人需要復制檔案時,應提出申請。復制件用后及時歸還,不得轉讓、交換或買賣。如無法歸還的應在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。

5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借,應在借閱期滿一周內辦理續借手續。逾期未辦理,檔案管理員負責催辦事宜。

5.7檔案保管期限:

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據其參考利用價值進行設定。永久用字母“y”代替,定期用字母“d”代替,如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業主要職能活動和基本歷史面貌的,對企業生產、經營、建設等有長遠利用價值的檔案,列為永久保管;凡是反映企業一般工作活動的,在一定時間內對企業生產、經營等工作有查考利用價值的文件材料,列為定期保管。

5.8檔案的處置

5.8.1公司檔案室應每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案,應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值,通過鑒定提出對部分檔案的處置措施,經授權領導審核簽字后,方可對檔案進行處置。

5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值,應需重新確定新的保管期限,繼續保存。

5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。

5.8.2銷毀

5.8.2.1經鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表7.5),相關部門進行會審,行政部審核,確認無誤后報公司總裁審批,簽字確認后方可銷毀。

5.8.2.2對于已批準銷毀的檔案,可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀,不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行,銷毀人、監銷人明確分工。

6..對發生以下行為者將進行相應處罰:

6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現象,但不影響檔案正常使用的,給予相關責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數、損壞等現象的,給予相關責任人通報批評處罰;發生丟失行為的,其相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款,并根據損失程度,加大處罰力度。

6.2私自留存聲像檔案,未給公司造成損失的,給予相關責任人通報批評處罰;給公司造成損失的,給與相關責任人行政罰款,并根據損失程度,加大處罰力度。

6.3借閱人員私自將檔案轉借他人或向第三方泄露信息,未給公司造成損失的,給予有關責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經濟損失的,相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款,并根據損失程度,加大處罰力度。

7.附表:

7.1卷內文件目錄

7.2備考表

7.3檔案交接登記表

7.4檔案借(查)閱單

7.5檔案銷毀清冊

第五篇:公司檔案管理制度

德興市天然氣有限公司

檔案管理制度

為明確管理責任,規范管理行為,確保各類檔案資料及時歸

檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性

檔案分散管理相結合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案,各部

門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責

(一)綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、

建設檔案管理系統。

(二)財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。

(三)其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理,并

交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責

(一)負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案,做到

收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量,并按時接收和移交檔案;

(二)凡本公司印發出的公文一律由綜合管理部統一收集管理。

(三)做到忠于職守,遵守紀律,嚴格按照有關法律和公司

制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

(一)上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、

命令、條例、規定、計劃等文件材料;

(二)本公司的請示與上級機關的批復;

(三)本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書;

(四)本公司反映主要職能活動的報告、總結;

(五)本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結;

(六)綜治工作材料;

(七)本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料;

(八)本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料;

(九)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料;

(十)具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料; (十一)會計憑證,會計活動帳薄和會計報表等會計核算專

業材料,它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。

六、檔案的收集與歸檔

(一)承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批

存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門檔案管理員歸卷。

(二)凡是直接記述和反映公司、部門活動的,具有現實的

和長遠查考價值的文件材料,均須歸檔保存。

(三)管理性檔案在分類立卷時應做到:分年度、分類別、

分級別。黨政文件要分別組卷,密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷,盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

(四)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、

印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同

一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

(五)綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢

查。

(六)各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案,需付

卷內目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點核對,并履行簽字手續。

七、檔案的保管

(一)公司(或部門)管理的檔案應有專柜保存,確保完好

不丟失。

(二)做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的

保管工作;

(三)檔案工作人員應確保檔案的質量,對破損和變質檔案,及時采取措施,進行修補和復制。

(四)公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發現問

題及時組織整改。

(五)每年對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料以

及對破損和褪色的材料進行修補和復制。

八、檔案的借閱

必須嚴格執行保密制度,填寫查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案,需經公司(部門)負責人批準,原則上不外借,確因工作需要,應當天歸還。

(一)檔案借閱限一周內歸還,特殊情況需延期的,須辦理

續借手續;

(二)借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由綜合管理部

檔案管理人員與借閱者當面核對清楚;

(三)檔案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當事者責任;

(四)調走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理

離職手續;

(五)原則上不對外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,

須經總經理批準,并辦理登記手續后,方可借閱。

(六)歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全,不

得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

(七)傳真件需存檔時,應將復印件連同原件一起存檔,以

防原件字跡消失。

(八)未經公司董事長授權,任何部門或個人無權公開檔案。

九、檔案室保密制度

(一)檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦

事。

(二)凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

(三)凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批,報總經理批準后,方可借出。

(四)外單位查閱、借閱密級檔案,須經綜合管理部主管領

導審批,報分管領導批準,方可提供。

(五)秘密檔案不得私自存放,贈送并轉借他人,個人外出

攜帶機密級以上檔案應妥善保管,若泄密要追究泄密者責任。

(六)檔案管理人員應嚴格遵守保密制度,不得在公開場所

談論保密檔案內容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價值,確定保管期限及銷毀檔案,嚴格按照國

家有關規定并結合公司實際情況進行。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限

的原則是:

(一)反映公司主要職能和重要經營管理活動的,具有長遠

利用價值的檔案定為永久保存;

(二)反映公司一般經營活動,具有較長時間利用價值的檔

案定為長期保存,其期限為16—50年;

(三)對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案,定為短

期保存,其期限為15年以內。

(四)檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理

人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確,不完整,應及時責成有關部門和人員修改、補充。

(五)經過一定時間后確無保存價值的檔案,或者原有情況

已發生完全改變,其檔案失去保存意義的,經檔案人員或原經辦人員提出,本公司綜合管理部和部門審查同意,公司總經理批準,方可銷毀。

(六)經批準銷毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷毀檔

案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發布之日起實施。

二〇一四年二月二十九日

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